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Das Hinweisgeberschutzgesetz

Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen zur Einrichtung einer internen Meldestelle zum Schutz von hinweisgebenden Personen, sogenannten Whistleblowern.

Das Hinweisgeberschutzgesetz – was ist das?

Das Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist die Festlegung eines gemeinsamen Mindeststandards, der ein hohes Schutzniveau für hinweisgebende Personen sicherstellen soll, die Verstöße gegen das EU- und nationale Recht melden. Unter den zahlreichen neuen Anforderungen nimmt das HinSchG vor allem Unternehmen in die Pflicht, eine interne Meldestelle für hinweisgebende Personen einzurichten.

Was müssen Unternehmen jetzt tun?
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Der Anwendungsbereich

anwendungsbereich hinschg

ab 250

Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden müssen seit dem 02. Juli 2023 eine interne Meldestelle einrichten.

anwendungsbereich hinschg

ab 50

Unternehmen ab 50 bis 249 Mitarbeitenden müssen ab dem 17. Dezember 2023 eine interne Meldestelle einrichten.

Meldekanal & Meldestelle

Der Meldekanal

Meldekanäle müssen so ausgestaltet werden, dass die Meldung über den Meldekanal entweder mündlich, z.B. Hotline; Anrufbeantworter, durch persönliche Zusammenkunft, physisch z.B. Briefkasten, E-Mail oder über IT-gestützte Lösungen, also digitale oder webbasierte Systeme, übermittelt werden kann.

Die interne Meldestelle

An interne Meldestellen können sich hinweisgebende Personen, d.h. Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben, zur Abgabe von Meldungen wenden.

Anforderungen an die interne Meldestelle

Die genauen Anforderungen an eine interne Meldestelle können je nach Land und spezifischen gesetzlichen Bestimmungen variieren. Laut dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz gelten jedoch folgende Anforderungen:

Vertraulichkeit

Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.

Unabhängigkeit

Um sicherzustellen, dass eingehende Hinweise objektiv und neutral behandelt werden, können auch externe Dritte in Form einer Ombudsperson mit dem Bearbeiten der Hinweise beauftragt werden.

Zugänglichkeit

Die Meldestelle muss für die Mitarbeitenden leicht erreichbar sein und verschiedene Kommunikationskanäle anbieten, um den Hinweisgebern die Meldung von Missständen zu ermöglichen. Dies kann beispielsweise durch eine Telefonhotline, E-Mail oder ein Webformular gewährleistet werden.

Hinweisgeberschutz

Hinweisgebende sollen vor Repressalien oder negativen Konsequenzen geschützt werden, wenn sie einen Hinweis melden. Dies kann beispielsweise durch klare Richtlinien und Verfahren zur Untersuchung der gemeldeten Missstände sowie angemessene Schutzmaßnahmen für die Hinweisgebenden erreicht werden.

Dokumentation und Berichterstattung

Die Meldestelle sollte Hinweise systematisch dokumentieren und einen angemessenen Berichtsmechanismus etablieren, um sicherzustellen, dass gemeldete Missstände ordnungsgemäß untersucht und angemessene Maßnahmen ergriffen werden.

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Hinweisgeberschutzgesetz & Datenschutz

Alle personenbezogenen Daten, sowohl die der hinweisgebenden Person als auch etwaiger beschuldigter Personen, müssen folglich im Einklang mit der EU-Datenschutzgrundverord­nung sowie des Bundesdatenschutzgesetzes verarbeitet werden. Daher sollten Sie insbesondere sicherstellen, dass:

die Aufbewahrungs- und Löschfristen eingehalten werden,

bei der Beauftragung von externen Ombudspersonen ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag geschlossen wurde,

die Datenschutzerklärungen für hinweisgebende Personen vorhanden sind und

die Datenverarbeitung durch technisch hierfür geeignete Systeme erfolgt.

Hinweisgeberschutzgesetz & Betriebsrat

Benötigen Sie bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems in Ihrem Unternehmen die Zustimmung Ihres Betriebsrats?
Allgemein gilt: Die Zustimmung des Betriebsrats hängt von der nationalen Gesetzgebung und den individuellen Umständen in Ihrem Unternehmen ab. In einigen Ländern kann die Einrichtung eines Hinweisgebersystems als eine Änderung der Arbeitsbedingungen angesehen werden, die die Zustimmung des Betriebsrats erfordert. In anderen Ländern kann der Betriebsrat lediglich ein Recht auf Unterrichtung und Anhörung haben…

Zahlreiche Gesetze – Eine rechtssichere Lösung!

Neben dem Hinweisgeberschutzgesetz gibt es weitere, zum Teil gesetzliche, aber auch Vorgaben und Empfehlungen aus anderen Quellen, die Unternehmen die Einrichtung einer internen Meldestelle vorschreiben:

Das Aktiengesetz

Versicherungsaufsichtsgesetz

Finanzdienstleistungsaufsicht (FinDAG)

Der Deutsche Corporate Governance Kodex

Die Ziele dieser Gesetze und Vorschriften sind identisch: Es soll die Möglichkeit geschaffen werden, Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße an eine unabhängige Stelle zu melden. Fordern Sie jetzt Ihr unverbindliches Angebot zur Implementierung des Whistleblowing Channels über Eticor an und setzen Sie die Anforderungen aus den oben genannten Gesetzen und Vorschriften rechtssicher um.

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